Anticipez votre processus de paie de fin d'année !

4 Minutes de lecture
Module: SAP Payroll
Country: Canada

La fin de l'année approche et le processus de paie de fin d'année revient en tête de nos agendas. Bien que nous nous acquittions de cette tâche année après année, elle demande beaucoup de temps et d'efforts si elle n'est pas effectuée de manière optimale. J'aimerais vous faire part de trois points essentiels qui vous permettront de mieux gérer ce processus. Ces trois points contribueront à réduire le stress de l'entreprise et à faciliter l'ensemble de la procédure. 

Voici 3 points sur lesquels vous devez vous concentrer...  

Vous trouverez ci-dessous une liste de recommandations à prendre en compte pendant cette période. Elles sont basées sur les expériences que nous avons eues avec des entreprises canadiennes qui utilisent SAP comme plateforme de paie : 

1. Établir un plan  

Considérez cet ensemble d'activités comme un projet formel. Pour la première activité, nous recommandons d'élaborer un plan de travail comprenant les éléments suivants

    • Tâches à accomplir
    • Dates cibles requises
    • Responsables de chaque tâche   
Cette étape permettra d'accélérer le processus, d'éviter les obstacles et d'éclairer les responsables de son exécution et de son suivi.  

  • Essayez de dresser la liste de toutes les activités, et pas seulement celles liées à la mise en place du système. Alignez ensuite les dates avec les derniers paiements, coordonnez les cycles de fin d'année (si l'entreprise en a) et les activités de début d'année qui se dérouleront en même temps. L'objectif est de réaliser toutes les activités avant le dernier jour de février et d'envoyer les informations aux entités juridiques respectives à temps pour éviter les pénalités.

  • Incorporez tous les domaines impliqués dans ce processus, la définition des entrées et des sorties d'informations donnera une ligne directrice à ceux qui doivent être pris en considération.

  • Organisez les activités et déterminez qui sera responsable de l'exécution et du suivi de chaque tâche. Cela permet d'améliorer considérablement la communication au sein de l'ensemble de l'équipe.

  • Prévoyez suffisamment de temps pour effectuer des tests afin de vous assurer que les montants figurant sur les formulaires sont distribués correctement. Si une mise à niveau du progiciel de support est effectuée, veillez à vérifier si la définition d'un ensemble de tests de régression entraîne la nécessité de mettre à jour d'autres parties du processus.

Parmi les ajouts possibles au plan (en fonction de votre situation et de vos conditions de vie), on peut citer, sans s'y limiter

  • Actualiser l'instance pour que les données soient mises à jour
  • Élaborer un plan de sauvegarde
  • Mettre à niveau le système vers le niveau de support recommandé par SAP
  • Collecte/Validation des informations du système
  • Effectuer les configurations de début d'année (préparer le système pour le traitement des périodes de l'année à venir) 
    • Établir et/ou réviser le calendrier des vacances
    • Générer et valider les horaires de travail
    • Générer et valider les périodes pour les quotas
    • Générer et valider les périodes de paie, les dates de paiement et les dates de comptabilisation
    • Valider les constantes de la gestion du temps et de la paie
    • Générer et valider l'année d'accumulation pour les paies de vacances
    • Ajuster les taux pour les avantages sociaux
    • Ajuster et vérifier les taux d'indemnisation des accidents du travail
    • Ajuster les changements de taxes provinciales et fédérales
  • Effectuer les configurations de fin d'année pour les rapports de fin d'année 
    • Correspondance entre les nouvelles rubriques et les formulaires
    • Vérifier l'adresse du salarié
    • Appliquer les changements pour les formulaires fiscaux et XML
  • Exécuter le test fonctionnel
  • Déploiement en production
  • Exécution d'un audit des données de paie et application des ajustements nécessaires
  • Exécuter le processus de fin d'année et générer les rapports de fin d'année et les fichiers de supports magnétiques
  • Traiter les modifications apportées aux rapports de fin d'année

 

2. Rester informé

  • Soyez au courant des annonces de l'ARC et de Revenu Québec. Recherchez les nouvelles publications sur les sites Internet de l'ARC et de Revenu Québec pour connaître les changements ayant une incidence sur les déclarations et les formulaires.
  • Examinez les mises à jour pour déterminer l'impact sur votre traitement.
  • Examinez la correspondance entre les rubriques pertinentes et les cases T4 et Relevé correspondantes et assurez-vous que les mises à jour, le cas échéant, sont appliquées. 

L'essentiel est de comprendre comment l'information doit être rapportée afin d'expliquer avec précision les nouvelles exigences à votre support informatique. En outre, il faut définir les changements nécessaires et les tester correctement. 

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Référence 2

 


 

3. Choisir une stratégie

Les améliorations sont fournies par SAP via les notes SAP. Les améliorations applicables au traitement de fin d'année ou de début d'année sont compilées dans une note principale SAP Year End applicable à l'année fiscale. Cette note principale pour cette année a été livrée le 22 septembre (SNOTE 2971350 - YE20: Main Note for Canadian Year End 2020) et sera régulièrement mise à jour jusqu'à la fin de la saison de déclaration. SAP exige que votre système soit au niveau recommandé pour le package de support RH applicable à votre instance.

Les HRSP (package de support RH) de base obligatoires ou les CLC (Country Legal Change ou Changement juridique de pays) pour l'année 2020 sont les suivants :

*Tableaux seulement disponibles en anglais.

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Les patches (ou package de support RH ou HRSP) sont une compilation des notes SAP publiées. Pour le module HR, SAP publie un Support Package tous les mois. Le calendrier peut être consulté sur le site SAP Support Launchpad (Informations sur la maintenance).

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Une autre méthode pour appliquer les améliorations SAP est le paquet CLC (Country Legal Change), qui contient tous les correctifs par pays s'il y a des changements importants cumulés sur une certaine période, ce qui est le cas pour notre processus de fin d'année au Canada. Si vous choisissez cette stratégie pour mettre à jour le système, SAP recommande d'appliquer le paquet de support RH appelé "Synchronisation HRSP" afin de maintenir continuellement la qualité et le niveau aligné ; ce paquet de synchronisation est livré en mai et en novembre. Cette option va réduire les efforts de test et le temps nécessaire pour les réaliser.

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Un autre point à examiner pour déterminer la stratégie à adopter concerne les outils permettant d'effectuer un audit des informations relatives à la paie, pour tous les revenus, les déductions et les impôts qui existent déjà dans le système. Si les outils que vous utilisez ne sont pas suffisants pour mener à bien cette tâche, vous pouvez examiner les options des partenaires SAP tiers qui disposent de ce type de rapports et les mettre en œuvre dans un délai très court, comme Easy Balance de spinifexIT.

 


 

Suggestions et sujets pour discuter de votre processus avec votre prestataire de services  

Gardez à l'esprit que plus les sujets sont alignés, plus le processus annuel sera fluide :  
  • Disposez d'un plan de suivi des activités requises
  • Soyez au courant des exigences légales et coordonnez les changements pertinents avec votre service informatique.
  • Autant que possible, automatisez votre processus pour que toutes les informations soient stockées dans votre système de paie, en intégrant les environnements pour minimiser les rapprochements.
  • Prenez le temps de valider les données à l'aide des outils appropriés avant d'envoyer les fichiers sur support magnétique.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Pour plus d'informations, contactez notre équipe d'experts IN-RGY. 

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