Alors que l'année touche à sa fin, le compte à rebours pour les échéances de la paie commence. Ne laissez pas le stress des tâches de fin d'année vous submerger !
Avec UKG Pro Paie et Workforce Management (WFM), vous pouvez rationaliser le processus et garder une longueur d'avance.
Côté paie, de la vérification des informations sur les employés à la conformité fiscale, nos conseils d'experts vous guideront à travers les étapes essentielles pour clôturer votre paie en douceur et en toute confiance, et vous aideront à éviter les pièges les plus courants.
Nous avons également une liste de rappel rapide pour vous du côté de la gestion des effectifs (WFM) afin de garantir une transition en douceur vers la nouvelle année.
Plongeons ensemble pour faire de cette fin d'année la plus efficace jamais réalisée !
> Valider les informations sur les employés
Il est préférable de valider les informations relatives aux salariés avant la fin de l'année :
Nom et adresse - ceci est particulièrement important si vous envoyez des copies des formulaires fiscaux aux employés. Un rapport standard que vous pouvez exécuter pour vérifier est le rapport Liste des adresses des employés.
Numéro d'assurance sociale - un numéro d'assurance sociale valide est requis pour les formulaires fiscaux.
1. Le rapport de Vérification du numéro d'assurance sociale (CAN), qui confirme qu'il ne manque aucun numéro d'assurance sociale ou qu'il n'est pas invalide.
2. Rapport Date d’expiration du numéro d'assurance sociale (CAN), dans ce rapport vous pouvez sélectionner une plage de dates et il énumérera les dates d'expiration des employés qui ont un numéro d'assurance sociale temporaire.
CONSEIL : Créez une alerte BI pour vous avertir de l'expiration d'un NAS dans les 60 jours.
> Valider la configuration de votre compagnie et des gains/déductions/avantages imposables pour en confirmer la précision.
S'il s'agit de votre première fin d'année avec UKG ou si vous êtes un client depuis longtemps et que vous avez créé de nouveaux codes au cours de l'année, il est indispensable de revoir la configuration fiscale de vos codes. Voici quelques rapports à utiliser :
> Vérification de l'impôt de l’entreprise (CAN) : Il s'agit d'un excellent rapport pour valider les numéros d'information fiscale et les taux de cotisation de chacune de vos compagnies.
> Rapports Catégories d'impôt sur les gains (CAN) et Catégories de retenue d'impôt (CAN) : Ces rapports vous présenteront toutes les catégories d'impôts disponibles dans PRO, ainsi que les cases assignées aux formulaires fiscaux. Il est recommandé de valider cela avec vos codes de gains et de déductions UKG.
> Balancer les retenues à la source (DAS)
Il est bon de balancer les retenues à la source avec ce qui a été reçu par le gouvernement, même si l'année n'est pas terminée, afin de corriger à l'avance toute différence. Exécutez le rapport Grand total responsabilité d’impôt pour le comparer aux montants reçus sur vos comptes ARC et RQ.
> Vérifier qu'il n'y a pas d'écarts fiscaux
> Évitez de recevoir un rapport de la RGAP ! Vérifiez si des employés ont un écart fiscal afin d'avoir suffisamment de temps pour apporter les corrections nécessaires avant la fin de l'année. Le rapport Revue gains assurables/ouvrant drt à pension/stat vous indiquera s'il y a des écarts. Pour maximiser les résultats, exécutez le rapport dans Excel et utilisez un écart de 0,01$ entre les montants d'impôt.
> Conseils concernant la paie :
Si des paiements ont été effectués et n'ont pas été enregistrés dans la paie, c'est le moment de le faire.
CONSEIL : générez les tableaux de fin d'année tout au long de l'année pour vérifier les totaux pour corriger rapidement toute anomalie.
Enfin, consultez les guides les plus récents de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec (RQ) pour voir s'il y a des changements et de rester en conformité.
De la mise à jour des cumuls et des fériés à l'intégration des changements législatifs ou internes, chaque détail compte pour éviter les surprises. Cette liste de vérification vous aidera à anticiper et à préparer ces ajustements essentiels, afin de commencer l'année en toute sérénité.
> Valider les Cumules
Est-ce que les dates de réinitialisations sont à jour ?
Par exemple, les vacances sont peut-être réinitialisées au premier jour du calendrier de paie : est-ce que la date est la bonne, si vous projetez dans le futur et examinez à quel jour les soldes sont mis à jour ?
> Valider les Fériés
> Avez-vous reporté vos fériés de 2024 en 2025 ?
> Avez-vous mis à jour les dates de ces fériés, particulièrement ceux qui sont systématiquement un lundi ?
> Valider les Conditions de travail
> Y a-t-il des changements de taux qui entrent en vigueur le 1e janvier ?
> Sont-ils déjà saisis dans les dossiers d’employés et/ou les règles d’ajustements ?
> Y a-t-il des changements législatifs qui impactent le nombre de jours de congés familiaux alloués ?
> Nombre de jours payés ?
> Nombre de jours autorisés mais non-payés ?
> Avez-vous à l’interne de nouvelles politiques qui entrent en vigueur seulement le 1e janvier ?
> Vous pouvez les saisir à l’avance et être tranquilles durant la période des Fêtes via les ‘versions’ et les dates de prise d’effet.
En suivant cette liste de vérification, vous serez bien préparé pour une transition fluide vers la nouvelle année. Prenez le temps de vérifier les informations des employés, d’assurer une configuration fiscale précise et de résoudre toute anomalie de paie à l’avance afin de clôturer l’année en toute confiance. Avec UKG Pro Paie et WFM, vous disposerez des outils et du soutien nécessaires pour rendre votre processus de fin d’année plus fluide et plus efficace que jamais.
Voici à une clôture de paie de fin d’année réussie et sans stress, et à un début de nouvelle année en toute confiance et sérénité !
Avec plus de 30 ans d'expertise en technologies de l'information, Stéphane Allard apporte une richesse d'expérience, dont les 21 dernières années consacrées à la mise en œuvre et au support des solutions Kronos/UKG. En tant que consultant senior et chef d'équipe chez IN-RGY pour les services UKG au Canada, Stéphane joue un rôle central. Ses responsabilités incluent l'architecture de solutions, l'analyse des besoins, la configuration de solutions complexes, le mentorat de l'équipe, ainsi que le contrôle de la qualité pour les solutions UKG Workforce Central et Pro WFM (Dimensions). En tant que leader d'une équipe de consultants, il veille à une collaboration harmonieuse et à l'excellence des projets.