Dans SuccessFactors, traiter simultanément l'administration des ressources humaines et la gestion des avantages sociaux peut sembler une bonne idée. Mais que vous utilisiez la paie avec SAP ou que vous y intégriez les avantages sociaux, cela vaut la peine de lire les différentes options offertes par SAP.
En tant que consultant professionnel en ressources humaines, mon objectif dans ce blog est d'examiner les principales différences entre ces solutions. Je comparerai les fonctionnalités et les opérations des deux plateformes en utilisant l'assurance vie de base comme exemple et j'espère vous fournir une référence pour d'autres discussions à la fin de cet article.
*Tableaux et captures d'écran de la solution ci-bas, disponibles uniquement en anglais.
*Le tableau ci-dessus est une analyse qualitative basée sur l'expérience personnelle.
Nous espérons que cette comparaison vous aidera à mieux comprendre ce que proposent les deux solutions et vous permettra d'approfondir une discussion constructive afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
La première étape consiste à définir la prestation en précisant le type de prestation, les entités juridiques autorisées et les modalités d'adhésion à la prestation. Selon le type de prestation, dans le cas d'une assurance, il faut un niveau inférieur de personnalisation pour définir les détails, tels que la fréquence, le fournisseur d'assurance, les couvertures et le calcul de la prime.
Les employés peuvent être inscrits directement à la prestation ou, alternativement, la solution offre la possibilité de créer des programmes (couche supérieure) qui associent plusieurs prestations et y inscrivent les employés en une seule action.
Les règles d'admissibilité seront appliquées au niveau du régime d'assurance pour sélectionner les options de couverture, et/ou au niveau du programme de prestations. Dans l'objet Prestation, nous pouvons définir l'admissibilité uniquement par société.
Le processus commence dans la section Avantages du profil personnel. Cette section met immédiatement en évidence toutes les prestations et tous les programmes de prestations auxquels les employés peuvent postuler. Les informations contenues dans cette section comprennent, entre autres, le nombre de jours restants pour postuler à chaque prestation et le lien vers le site web du prestataire.
À droite du nom de la prestation, une icône affiche des informations relatives à celle-ci. Il s'agit par exemple du régime d'assurance, de la devise, de l'horaire, du contact, du prestataire, etc.
Après avoir cliqué sur le bouton S'inscrire maintenant, la page d'inscription s'ouvre et affiche une sélection de données relatives au régime et à la couverture. Les cotisations sont ensuite calculées et affichées automatiquement. En bas de la page, une section permet de télécharger des pièces jointes.
En fonction des politiques de l'entreprise, la prestation peut être configurée avec un processus d'approbation qui est déclenché lorsque l'inscription est sauvegardée. Les approbateurs ont la possibilité d'ajouter des commentaires.
La solution utilise la fonctionnalité standard des produits SuccessFactors. Ainsi, l'approbateur reçoit la demande dans le panier Mes demandes de workflow (My Workflow Requests bucket).
Lorsque la prestation est approuvée, elle apparaît sur la page Mes inscriptions actives du salarié (My Active Enrollments page).
Dans ce cas, selon la manière dont la prestation a été mise en place, l'assurance peut s'y soustraire (Opt-Out).
Si l'assurance comporte une cotisation salariale et que la prestation est paramétrée avec une intégration de la paie, le montant sera envoyé directement à la section Retenues récurrentes dans les Informations sur la rémunération. Il est maintenant prêt à être transféré dans la Paie SAP dans l'infotype 0014 - Retenues permanentes.
La contribution de l'employeur se trouve dans l'onglet Prestations (Benefits) et peut être envoyée au prestataire. Nous pouvons utiliser Integration Center, HCI ou Advanced Reporting.
Dans SAP, la fonctionnalité standard Avantages vous permet de personnaliser une gamme variée de régimes d'avantages sociaux, d'effectuer le processus d'administration des avantages sociaux, de traiter les données de base des avantages sociaux et d'intégrer facilement les résultats avec le composant de paie.
La première étape pour personnaliser le régime d'assurance-vie de base dans SAP consiste à créer un type de régime lié à une catégorie de régime (fournie par SAP), puis à créer le régime de prestations en renseignant les données générales et à créer les variantes de couverture et de coût en fonction des besoins de l'entreprise. Dans des scénarios plus complexes, il est possible d'utiliser les extensions BAdI pour créer des calculs personnalisés pour les coûts du régime.
Ensuite, il est nécessaire d'inclure le nouveau régime de prestations dans un programme de prestations, afin de contrôler la disponibilité et l'éligibilité des régimes de prestations en fonction des définitions des groupes de salariés.
Enfin, une personnalisation supplémentaire est nécessaire pour intégrer les avantages sociaux au composant Paie de SAP afin de permettre l'inclusion des coûts des régimes du salarié et de l'employeur dans la paie du salarié.
Pour une période de participation active, le gestionnaire des avantages sociaux peut utiliser la transaction d'affiliation individuelle dans SAP. Le système affiche une liste des types d'offres valables pour le salarié à la date spécifiée.
Dans ce cas, une offre automatique a été configurée pour le nouveau plan d'assurance-vie. L'offre réelle est générée lorsque le type d'offre correspondant est sélectionné.
Après avoir cliqué sur "Accepter" et "Affilier" pour le régime de prestations, le système vérifie l'admissibilité du salarié et valide la cohérence avec les définitions du Customizing, faute de quoi l'affiliation ne peut pas être achevée.
Une fois l'affiliation terminée, les infotypes correspondants sont créés pour la nouvelle participation au régime. Dans ce cas, l'infotype 0168 est créé pour l'assurance vie avec toutes les informations pertinentes disponibles dans différents onglets :
Les données de base des prestations sont désormais disponibles pour un traitement ultérieur dans le système de paie SAP. Celui-ci calcule la déduction du salarié et la contribution de l'employeur. En outre, il exploite les données relatives aux salariés et aux régimes de prestations.
Maintenant que nous avons passé en revue les principales différences entre ces solutions, j'espère qu'il vous sera plus facile de choisir votre outil.