La Suite WorkForce offre une nouvelle approche à l'accès aux fonctionnalités essentielles de gestion du temps et des présences dont les utilisateurs ont besoin. Il s'agit notamment de fonctionnalités telles que les demandes de congés, l'examen des horaires actuels, la prévision des jours de vacances, l'affichage des messages importants et la réception de communications de la part des gestionnaires. Après l'implémentation, la majorité des clients passeront à la Suite WorkForce. Si certains s'en tiennent à la vue classique pour des raisons d'architecture interne, ils ne représentent qu'un faible pourcentage des utilisateurs.
L'amélioration de l'expérience utilisateur grâce à une navigation intuitive permet aux utilisateurs de profiter d'une interface plus transparente et intégrée, avec des indicateurs clairs pour les décideurs. Le nouvel assistant offre aux utilisateurs un accès immédiat aux tâches urgentes directement depuis l'écran d'accueil.
La gestion des absences peut s'avérer difficile, mais avec la Suite WorkForce, les utilisateurs peuvent facilement contrôler les soldes restants et même demander des congés directement à partir de leur écran d'accueil. L'assistant peut également mettre en évidence les messages importants du système et prend désormais en charge l'envoi de messages texte.
Dans ce billet, nous allons discuter et vous guider à travers les étapes nécessaires pour acquérir ou mettre à jour la Suite WFS.
Les fonctionnalités de la Suite WorkForce s'articulent principalement autour des Hub Cards, qui présentent les différentes fonctionnalités de WorkForce Time en fonction de la date du système. Ces cartes sont accessibles à la fois sur la version bureau et sur la version application mobile de la Suite.
Examinons les différentes Hub Cards disponibles dans WorkForce Suite :
Cette carte permet aux utilisateurs de gérer les codes de rémunération affichés et présente les données pour le jour en cours et les deux jours précédents en fonction du temps de l'utilisateur. En cas d'exception, une icône s'affiche.
Par défaut, cette carte présente la semaine en cours en fonction de la date du système. Les utilisateurs peuvent naviguer entre les semaines passées et futures, jusqu'à un mois. Cependant, les congés ne seront pas visibles sur la Hub Card de l'emploi du temps.
Pour utiliser cette carte, un témoin de fonctionnalité doit être activé. Elle utilise les types de congés pour remplir la liste déroulante, il est donc essentiel de s'assurer qu'ils sont correctement configurés.
Cette carte permet aux gestionnaires de visualiser les messages d'exception des employés et de les filtrer par gravité. Les exceptions affichées sur cette carte correspondent à la période courante du système.
Cette carte affiche les soldes en banque des employés à la date du système. Elle n'est disponible que pour les employés qui peuvent créer des demandes de congé. Si votre organisation n'utilise pas cette fonction, les banques ne seront affichées que sur la feuille de temps.
Cette carte vous permet d'ajouter du temps aux feuilles de temps des employés. Différentes personnalisations sont disponibles si la carte est configurée sur les dernières versions. En outre, une épingle liée à la géolocalisation se trouve dans le coin supérieur droit de la carte. Lorsqu'elle est activée, l'épingle devient verte.
Cette carte fournit des liens utiles vers des fonctionnalités communes de l'intranet et est toujours accessible.
Le panneau Assistant est situé sur l'écran d'accueil de la Suite WorkForce, ou HUB. Ce panneau fournit aux responsables des notifications urgentes pour une action immédiate. Une vue condensée de l'assistant apparaît sur les appareils mobiles en haut de l'écran.
Comme la Suite WorkForce, l'assistant utilise des cartes pour présenter des informations aux employés.
Les cartes de l'assistant comprennent :
Cette carte affiche les demandes de congé en attente pour les employés, jusqu'à 5000 employés. Pour les groupes plus importants, des sous-ensembles plus petits peuvent être nécessaires.
Il est recommandé de n'activer que les exceptions critiques sur l'assistant, afin de s'assurer que les questions urgentes reçoivent une attention rapide. Les messages multiples pour la même période seront regroupés en une seule carte, indiquant le nombre d'occurrences.
Si des produits supplémentaires tels que la planification des tâches ou la planification de la demande sont utilisés, l'assistant affichera les approbations pour les permutations d'équipes (planification des tâches) et les offres et permutations d'équipes (planification de la demande). Cela permet aux responsables d'approuver les échanges directement à partir de l'assistant.
Les responsables peuvent envoyer des messages à leurs employés. Lors de l'envoi d'un message, une notification push peut être envoyée aux appareils mobiles à l'aide de l'application mobile de la Suite WorkForce.
Si les managers supervisent plusieurs groupes d'affectation, ils peuvent sélectionner le groupe à afficher sur l'assistant en ajustant les préférences dans les paramètres.
Il est important de noter que même si la Suite WorkForce est activée, vous pouvez toujours accéder à la vue classique en utilisant votre URL habituel. Cependant, n'oubliez pas que la Suite WorkForce nécessite un mot de passe différent de celui de la vue classique. Si vous souhaitez définir un mot de passe pour la Suite WorkForce, vous pouvez utiliser le lien « mot de passe oublié » sur l'écran de connexion. Sachez que les administrateurs ne peuvent pas réinitialiser les mots de passe pour la Suite WorkForce.
La Suite WorkForce ne se contente pas d'offrir une nouvelle interface ; elle révolutionne la façon dont les utilisateurs interagissent avec la gestion du temps et des présences. En offrant une expérience transparente et intuitive, elle permet aux utilisateurs de :
En résumé, la Suite WorkForce n'est pas une simple mise à jour logicielle ; elle change la donne pour les utilisateurs, en offrant des fonctionnalités, une accessibilité et une expérience utilisateur améliorées qui se traduisent en fin de compte par une productivité, une efficacité et une satisfaction accrues.
Au moment où WorkForce dévoile sa nouvelle interface utilisateur, nous espérons que ce blog vous fournira une liste utile de conditions préalables pour assurer une transition en douceur, que vous soyez un nouveau client ou un client existant de WorkForce Software. Nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance pour obtenir des conseils supplémentaires. Nous sommes là pour vous aider à effectuer une transition en douceur et à exploiter tout le potentiel de la nouvelle interface utilisateur de WorkForce.