Qu'est-ce que la Suite WorkForce? 

La Suite WorkForce offre une nouvelle approche à l'accès aux fonctionnalités essentielles de gestion du temps et des présences dont les utilisateurs ont besoin. Il s'agit notamment de fonctionnalités telles que les demandes de congés, l'examen des horaires actuels, la prévision des jours de vacances, l'affichage des messages importants et la réception de communications de la part des gestionnaires. Après l'implémentation, la majorité des clients passeront à la Suite WorkForce. Si certains s'en tiennent à la vue classique pour des raisons d'architecture interne, ils ne représentent qu'un faible pourcentage des utilisateurs. 

L'amélioration de l'expérience utilisateur grâce à une navigation intuitive permet aux utilisateurs de profiter d'une interface plus transparente et intégrée, avec des indicateurs clairs pour les décideurs. Le nouvel assistant offre aux utilisateurs un accès immédiat aux tâches urgentes directement depuis l'écran d'accueil. 

La gestion des absences peut s'avérer difficile, mais avec la Suite WorkForce, les utilisateurs peuvent facilement contrôler les soldes restants et même demander des congés directement à partir de leur écran d'accueil. L'assistant peut également mettre en évidence les messages importants du système et prend désormais en charge l'envoi de messages texte.

Dans ce billet, nous allons discuter et vous guider à travers les étapes nécessaires pour acquérir ou mettre à jour la Suite WFS. 

Présentation de la Suite WorkForce 

Les fonctionnalités de la Suite WorkForce s'articulent principalement autour des Hub Cards, qui présentent les différentes fonctionnalités de WorkForce Time en fonction de la date du système. Ces cartes sont accessibles à la fois sur la version bureau et sur la version application mobile de la Suite.  

Examinons les différentes Hub Cards disponibles dans WorkForce Suite :  

1. Sommaire de la feuille de temps (Timesheet Summary)

Cette carte permet aux utilisateurs de gérer les codes de rémunération affichés et présente les données pour le jour en cours et les deux jours précédents en fonction du temps de l'utilisateur. En cas d'exception, une icône s'affiche.

2. Mon emploi du temps (My Schedule)

Par défaut, cette carte présente la semaine en cours en fonction de la date du système. Les utilisateurs peuvent naviguer entre les semaines passées et futures, jusqu'à un mois. Cependant, les congés ne seront pas visibles sur la Hub Card de l'emploi du temps.

3. Nouvelle demande de congé (New Time Off Request)

Pour utiliser cette carte, un témoin de fonctionnalité doit être activé. Elle utilise les types de congés pour remplir la liste déroulante, il est donc essentiel de s'assurer qu'ils sont correctement configurés.

4. Exceptions de la feuille de temps (Timesheet Exceptions)

Cette carte permet aux gestionnaires de visualiser les messages d'exception des employés et de les filtrer par gravité. Les exceptions affichées sur cette carte correspondent à la période courante du système.

5. Soldes de congés (Time Off Balances)

Cette carte affiche les soldes en banque des employés à la date du système. Elle n'est disponible que pour les employés qui peuvent créer des demandes de congé. Si votre organisation n'utilise pas cette fonction, les banques ne seront affichées que sur la feuille de temps.

6. Horloge (Time Clock)

Cette carte vous permet d'ajouter du temps aux feuilles de temps des employés. Différentes personnalisations sont disponibles si la carte est configurée sur les dernières versions. En outre, une épingle liée à la géolocalisation se trouve dans le coin supérieur droit de la carte. Lorsqu'elle est activée, l'épingle devient verte.

7. Liens (Links)

Cette carte fournit des liens utiles vers des fonctionnalités communes de l'intranet et est toujours accessible.

L'assistant WorkForce 

Le panneau Assistant est situé sur l'écran d'accueil de la Suite WorkForce, ou HUB. Ce panneau fournit aux responsables des notifications urgentes pour une action immédiate. Une vue condensée de l'assistant apparaît sur les appareils mobiles en haut de l'écran.   

Comme la Suite WorkForce, l'assistant utilise des cartes pour présenter des informations aux employés.

Les cartes de l'assistant comprennent :  

1. Approbation des demandes de congés (Time Off Request Approval)

Cette carte affiche les demandes de congé en attente pour les employés, jusqu'à 5000 employés. Pour les groupes plus importants, des sous-ensembles plus petits peuvent être nécessaires.

2. Exception de feuille de temps (Timesheet Exception)

Il est recommandé de n'activer que les exceptions critiques sur l'assistant, afin de s'assurer que les questions urgentes reçoivent une attention rapide. Les messages multiples pour la même période seront regroupés en une seule carte, indiquant le nombre d'occurrences.

3. Notifications de modification du planning (Scheduling Change Notifications)

Si des produits supplémentaires tels que la planification des tâches ou la planification de la demande sont utilisés, l'assistant affichera les approbations pour les permutations d'équipes (planification des tâches) et les offres et permutations d'équipes (planification de la demande). Cela permet aux responsables d'approuver les échanges directement à partir de l'assistant.

4. Messagerie de groupe (Group Messaging)

Les responsables peuvent envoyer des messages à leurs employés. Lors de l'envoi d'un message, une notification push peut être envoyée aux appareils mobiles à l'aide de l'application mobile de la Suite WorkForce.

Si les managers supervisent plusieurs groupes d'affectation, ils peuvent sélectionner le groupe à afficher sur l'assistant en ajustant les préférences dans les paramètres. 

Conditions préalables pour la Suite WorkForce 

Il est important de noter que même si la Suite WorkForce est activée, vous pouvez toujours accéder à la vue classique en utilisant votre URL habituel. Cependant, n'oubliez pas que la Suite  WorkForce nécessite un mot de passe différent de celui de la vue classique. Si vous souhaitez définir un mot de passe pour la Suite WorkForce, vous pouvez utiliser le lien « mot de passe oublié » sur l'écran de connexion. Sachez que les administrateurs ne peuvent pas réinitialiser les mots de passe pour la Suite WorkForce.

• Pour pouvoir activer la Suite, les environnements doivent être en version 20.2.0.x. Si vous n'êtes pas dans cette version, vous devez d'abord mettre à jour vos environnements.
  
  
• Les environnements WorkForce Software comportent divers indicateurs de fonctionnalités qui doivent être activés avant d'activer la Suite WorkForce. Pour activer ces options, un dossier doit être ouvert avec WorkForce Software.
  
  
• La Suite WorkForce exige une validation plus stricte des données pour les enregistrements d'employés et d'affectations. Il se peut que l'interface de l'employé doive être mise à jour pour inclure des champs supplémentaires. Ces champs doivent être renseignés à la fois dans les enregistrements actuels et historiques des employés et des affectations.
  
  
• Les scripts sont couramment utilisés pour les intégrations ou les rapports dans les environnements de main-d'œuvre. Il est important que tous les scripts de votre instance soient conformes à l'utilisation de classes Java sur liste blanche.
  
  
• Si votre environnement comprend des fonctionnalités de planification de la demande ou de planification des modèles, un cas supplémentaire est nécessaire pour activer l'indicateur de fonctionnalité de planification et désactiver l'indicateur de fonctionnalité de planification T&A. Cette modification rendra la planification de la feuille de temps plus efficace. Cette modification rendra le calendrier de la feuille de temps visible uniquement, la planification à la demande devenant la source d'enregistrement du calendrier.
  
  
• Dans certains cas, il est possible d'utiliser la programmation à la demande ou la programmation type en même temps que la programmation standard. Lorsque l'indicateur de planification T&A est désactivé, vous pouvez indiquer sur la fiche d'affectation les employés dont les horaires seront gérés par T&A et ceux qui utiliseront l'application de planification.
  
  

Quels sont les avantages pour les utilisateurs?  

La Suite WorkForce ne se contente pas d'offrir une nouvelle interface ; elle révolutionne la façon dont les utilisateurs interagissent avec la gestion du temps et des présences. En offrant une expérience transparente et intuitive, elle permet aux utilisateurs de :  

• Augmenter la productivité : La navigation simplifiée et les écrans d'accueil personnalisés garantissent aux utilisateurs un accès rapide aux informations essentielles, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur leurs tâches et responsabilités principales.
  
  
• Rester informé et proactif : L'assistant intelligent tient les utilisateurs au courant des tâches urgentes et des exceptions, ce qui leur permet de prendre des mesures immédiates et d'éviter que les problèmes potentiels ne s'aggravent.
  
  
• Travailler n'importe où, n'importe quand : Grâce aux notifications push mobiles, les utilisateurs peuvent rester connectés et productifs en déplacement, en s'assurant de ne jamais manquer des mises à jour ou des échéances importantes.
  
  
• Simplifier la mise en œuvre et la maintenance : Le guide complet et les ressources d'assistance de la Suite WorkForce facilitent la transition des utilisateurs vers la nouvelle plate-forme et garantissent un succès continu avec un minimum de perturbations.  

En résumé, la Suite WorkForce n'est pas une simple mise à jour logicielle ; elle change la donne pour les utilisateurs, en offrant des fonctionnalités, une accessibilité et une expérience utilisateur améliorées qui se traduisent en fin de compte par une productivité, une efficacité et une satisfaction accrues.

Au moment où WorkForce dévoile sa nouvelle interface utilisateur, nous espérons que ce blog vous fournira une liste utile de conditions préalables pour assurer une transition en douceur, que vous soyez un nouveau client ou un client existant de WorkForce Software. Nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance pour obtenir des conseils supplémentaires. Nous sommes là pour vous aider à effectuer une transition en douceur et à exploiter tout le potentiel de la nouvelle interface utilisateur de WorkForce.