L'importance de rester au courant des notes de mise à jour

Les notes de mise à jour sont souvent négligées- quand en avez-vous lu une pour la dernière fois? Il se peut que vous ne réalisiez pas toutes les capacités de votre système ou les risques potentiels associés au fait de ne pas rester informé. 

Pensez-y : combien de fois avez-vous rencontré une erreur ou un bogue inattendu et vous êtes-vous rendu compte plus tard qu'il était dû à une modification dont vous n'étiez pas au courant? Cela arrive plus souvent qu'on ne le pense, et le coupable est souvent caché dans les notes de mise à jour que nous avons tendance à ignorer. 

Dans ce blogue, nous allons vous montrer pourquoi il est essentiel de suivre les notes de mise à jour, et comment leur compréhension peut vous éviter des maux de tête et vous aider à tirer pleinement parti de votre logiciel.

Qu’est-ce qu’une note de mise à jour?

Les notes de mise à jour sont les héroïnes méconnues des mises à jour de logiciels. Elles offrent un résumé rapide de tout ce qui a été modifié, qu'il s'agisse de correction de bogues, d’amélioration de performances, d’ajout de nouvelles fonctionnalités ou de sécurité renforcée. 

Chaque mise à jour a un impact sur différentes parties du système, c'est pourquoi ces notes vous permettent de savoir exactement ce qui a été modifié, amélioré ou remanié. 

> Fréquence des mises à jour
Voici à quoi vous pouvez vous attendre en termes de mises à jour :

• Mises à jour des fonctionnalités : Trois fois par an (janvier, mai et septembre) 
• Corrections de bogues et améliorations des performances : Toutes les deux semaines pour certaines plateformes, toutes les quatre semaines pour d'autres. 

> Quand les notes de mise à jour sont-elles publiées? 
Les notes de mise à jour sont disponibles peu de temps après le déploiement des mises à jour. Vous pouvez y accéder via le portail communautaire de WorkForce Software et obtenir des informations sur les changements apportés au système et les nouvelles fonctionnalités susceptibles d'améliorer votre expérience. 

Risques et avantages 

Que peut-il vraiment arriver de si terrible si vous ignorez les notes de mise à jour? Vous pourriez manquer des mises à jour critiques, qui entraînerait des dysfonctionnements, une perte de temps en dépannage et vous priverait de nouvelles fonctionnalités intéressantes qui pourraient optimiser votre travail. 

> Exemple de négligence
Nous avons récemment travaillé avec une entreprise de transport confrontée à une panne massive de son système. Pourquoi? Elle n'avait pas lu les notes de mise à jour. Elle n'était pas informée de toutes les nouvelles versions de son système. 

Une mise à jour cruciale avait en effet modifié le comportement des scripts SQL, et leurs scripts personnalisés ont soudainement cessé de fonctionner. Tout cela aurait pu être évité en jetant un simple coup d'œil aux notes de mise à jour.

> Les avantages de rester à jour
Lorsque vous lisez assidûment les notes de mise à jour, vous tirez parti de plusieurs avantages : 

• Connaissance des changements à venir et de leur impact.  
• Possibilité de tester les nouvelles fonctionnalités dans un environnement hors production.  
• Prévention des erreurs de production grâce à des ajustements de configuration effectués à l'avance. 
• Découverte de nouvelles fonctionnalités qui peuvent être utiles dans d'autres modules. 

> Risques encourus en cas d'ignorance des notes de mise à jour
Au contraire, vous pourriez.. 

• Ne pas être au courant des changements apportés à votre système.  
• Rater des mises à jour ou des fonctionnalités importantes.
• Perdre du temps à résoudre des problèmes alors qu'un dépannage est déjà disponible. 
• Prendre du retard sur les versions du système et manquer des fonctionnalités utiles. 

Comment les notes de mise à jour sont-elles structurées?

WorkForce Software organise les notes de mise à jour de manière à ce qu'il soit facile de trouver ce dont vous avez besoin, en les décomposant en plusieurs sections clés : 

• Numéro de version : Identifiant unique de la mise à jour ou de la correction.
• Description : Une explication détaillée de la mise à jour, y compris ce qui a été corrigé, ajouté ou amélioré.
• Module affecté : Colonne cruciale indiquant le module du système concerné par la mise à jour. Cela vous permet d'identifier rapidement si la mise à jour affecte votre domaine de travail.

Chaque mise à jour est également organisée par ordre chronologique, vous permettant de suivre facilement les notes de version précédentes et de vous référer aux anciennes mises à jour en cas de besoin. 

Ce mode de présentation structuré assure une certaine clarté et permet de s'y retrouver plus facilement dans des changements potentiellement complexes. 

> Comment lire efficacement les notes de mise à jour

Les notes de mise à jour peuvent être déroutantes, surtout lorsque vous essayez de comprendre ce qui est pertinent pour votre système spécifique.  

WorkForce Software vous simplifie la tâche en vous fournissant une colonne qui indique le composant affecté. Cela vous permet de filtrer et de vous concentrer sur les changements qui concernent vos modules actifs. 

> La capture d'écran ci-dessous (en anglais) montre comment les notes de mise à jour sont classées pour identifier facilement les modules concernés par ces changements. On constate qu'en parcourant cette colonne, on évite les informations inutiles et on se concentre uniquement sur les mises à jour qui s'appliquent à eux.

> La capture d'écran suivante (en anglais également) montre comment une mise à jour spécifique est documentée dans les notes de mise à jour de WFS. Les notes de mise à jour contiennent, le cas échéant, des captures d'écran qui permettent d'identifier facilement l'endroit où les changements ont lieu dans le système.  

Ceci dit, il est recommandé de lire toutes les notes de mise à jour, même celles qui ne semblent pas avoir de rapport avec la configuration de votre système actuel. Vous serez ainsi informé des autres modules et fonctionnalités qui pourraient se révéler utiles à l'avenir, ou dont vous n'avez pas encore réalisé qu'ils pourraient améliorer les performances de votre système.  

> Pourquoi lire les notes de mise à jour non pertinentes peut-elle être utile?

Même si une mise à jour ne semble pas immédiatement applicable, la lecture intégrale des notes de mise à jour présente certains avantages inattendus :  

• Découverte de nouvelles fonctionnalités : Vous pourriez découvrir une fonctionnalité dans un autre module qui pourrait résoudre un problème dont vous ignoriez l'existence. 

• Prévenir les problèmes futurs : Le fait d'être au courant des modifications apportées à d'autres modules vous prépare à de futures extensions ou transitions au sein de votre système. 

• Planification stratégique  : Comprendre toutes les capacités de votre système vous permet d'anticiper vos besoins futurs, ce qui facilite la planification des mises à niveau ou des reconfigurations à venir.  
   

Par exemple, vous n'utilisez peut-être pas un module spécifique en ce moment, mais en restant informé grâce aux notes de mise à jour, vous pourriez être amené à explorer des fonctionnalités qui amélioreront votre efficacité. Ces informations permettent également de réduire la courbe d'apprentissage au moment d'ajouter de nouveaux modules dans votre flux de travail.  

> Comment les notes de version soutiennent la croissance stratégique

Au-delà des corrections de système et des correctifs de bogues, les notes de version donnent un aperçu de l'état « TO-BE » de votre système. Au fur et à mesure de la croissance et de l'évolution de votre entreprise, il est essentiel de comprendre ce que le logiciel peut faire pour s'assurer que le système évolue avec vous. 

Les notes de mise à jour ne se contentent pas de mettre en évidence ce qui a changé, elles donnent également un aperçu des avantages potentiels futurs. Par exemple, les nouvelles fonctionnalités peuvent servir de tremplin pour étendre votre utilisation du logiciel, permettant ainsi à votre équipe de maximiser son efficacité. 

> Résumé et référence à la base de connaissances

Pour faciliter ce processus, WorkForce Software fournit une base de connaissances qui archive les notes de version antérieures et présente les nouvelles fonctionnalités ajoutées. 

La meilleure pratique est d'utiliser ces références pour identifier les mises à jour susceptibles d'avoir un impact positif sur vos opérations. La base de connaissances est un outil essentiel qui vous permet de comparer les versions précédentes, de vérifier les modifications et de vous assurer que votre système fonctionne de manière optimale. 

> Notifications de mises à jour

WorkForce Software vous tient informé en vous envoyant des notifications sur les mises à jour majeures trois fois par an. Pour les petites corrections de bogues et les mises au point, la base de connaissances est votre référence. En la consultant régulièrement, vous vous assurez de ne jamais manquer une mise à jour importante, aussi petite soit-elle. 

Pour les petites mises à jour plus fréquentes, telles que les corrections mensuelles de bogues ou les améliorations mineures, les informations sont publiées dans la base de connaissances sans notification directe. 

En restant connecté à la base de connaissances, vous vous assurez de ne jamais manquer ces petites mises à jour, qui peuvent être tout aussi cruciales pour la stabilité du système.

En conclusion, les notes de mise à jour sont bien plus qu'une liste de changements ennuyeux : elles sont la clé qui vous permettra d'exploiter tout le potentiel de votre système. 

En restant informé, vous pourrez éviter des erreurs coûteuses, découvrir de nouvelles fonctionnalités et vous assurer que votre système évolue avec votre entreprise. Donc, à la prochaine mise à jour, ne ratez pas les notes qui vont avec! Plongez-vous dedans, et vous pourriez bien y trouver quelque chose qui vous facilitera grandement la tâche!