Portrait de la compagnie

Qui est Maritime Data Center (MDC)?

Fondée en mars 1969, Maritime Data Center fut créée suite à une commission fédérale qui a été constituée pour régler des problèmes de relations de travail dans les ports de l’ensemble du Canada. À l’époque, les débardeurs avaient établi des pressions pour que les employeurs uniformisent leurs conditions de travail, leurs conventions collectives et leur système de paie. Le gouvernement fédéral a permis aux opérateurs de se constituer en association. La mission de MDC est de consolider toutes les feuilles de temps dans l’ensemble des ports et d’uniformiser la paie pour tous les débardeurs, et ce, peu importe devant quelles conditions de travail. Depuis plus de 50 ans, MDC opère la paie du personnel des ports de l’est du Canada.

Un défi de changement

On ne parlera pas de problématiques, nous allons plutôt parler de défis. MDC a toujours complété sa mission. Peu importe les outils technologiques utilisés, l’organisation a toujours délivré la paie. Le défi rencontré était de remplacer un système de paie en place depuis une quarantaine d’années par un nouvel outil. Pourquoi faire ce changement?

Parce que la technologie en place était vieillissante et l’expertise opérationnelle s’y rattachant devenait de plus en plus difficile à obtenir. L’outil en place était bien pour les besoins initiaux et les gens qui l’opéraient étaient de grande compétence, mais avec les années, il n’offrait plus autant de stabilité et sécurité. Faciliter la transition de MDC vers de nouvelles technologies était le défi en soi, tout en considérant la gestion du changement pour les personnes qui ont opéré la paie depuis 40 ans avec l‘ancienne solution.

Les défis majeurs

• Transitionner vers une nouvelle technologie tout en poursuivant les opérations
• Faire adopter la nouvelle technologie aux employés
• Faire en sorte que la transition soit le plus facile et transparente pour les utilisateurs internes et nos clients
• Confronter la volatilité de la main-d’oeuvre SAP Paie
• Mobiliser les bonnes ressources à l’interne

« C’est trop complexe, on oublie ça. »

Afin de trouver le partenaire idéal, MDC a procédé de façon structurée et a exploré tous les types de services possibles. Un appel d’offres fut constitué pour bien décrire le défi à relever et le résultat escompté. Pour une paie complexe livrée chaque semaine, il fallait un outil qui puisse suivre l’équipe dans leur mandat. Après avoir approché dix compagnies différentes, MDC a finalement sélectionné le partenaire adéquat.

Dans l’exploration de différents partenaires potentiels, plusieurs nous ont fermé la porte, car le projet était trop élevé en niveau de complexité.

Benoit Forest, Directeur Exécutif chez Maritime Data Center

Benoit Forest et Jérémy Garcia expliquent

« Nous voulions faire en sorte de nous concentrer sur notre mission, c’est-à-dire celle de sortir des paies chaque semaine. Un des requis pour la prochaine solution était de prendre en charge toute l’infrastructure.

On voulait être certain de faire le bon choix de partenaire. Quand ça fait 40 ans qu’il y a un système qui t’accompagne et qui fonctionne bien, et qu’il faut se lancer vers une nouvelle technologie avec des requis complexes, nous voulons choisir le bon joueur pour être en confiance et établir une relation à long terme.

Dès le départ, IN-RGY avait compris les défis que nous devions relever. Ils avaient compris les nuances, c’est-à-dire, que nous sommes un service de paie, mais nous devons à la fois payer nos employés et facturer nos clients. L'intégration du processus sur une même plateforme était pour nous un facteur de succès essentiel dans l’implantation d’un nouvel outil. Lorsqu’on est passé d’un mode projet à un mode production, il nous fallait une équipe de support sur laquelle nous pouvions compter afin de produire la paie dans les mêmes délais.

Parmi les autres facteurs de succès importants pour la transition, nous voulions un système intégré, un processus end-to-end sur une seule plateforme, une impartition de la gestion des données et des serveurs ainsi que le support. »

IN-RGY a fait un excellent travail de compréhension, d’interprétation et de modélisation des requis.

Jeremy Garcia, Directeur TI chez Maritime Data Center

Points forts de la solution

• Partenaire de bon conseil pour prendre les meilleures décisions
  
  
• Infrastructure: un partenaire qui suit les évolutions technologiques
  
  
• Support: les mises à jour des produits et fonctionnalités
  
  
• Transition de la technologie physique (serveurs) vers une technologie virtuelle (cloud)
  
  
• Paie livrée dans des délais constants
  
  
• Technologie évolutive et intégrée
  
  
• Gestionnaire de base de données, gestionnaire de réseautique
  
  

La mission continue

La solution SAP Paie a apporté beaucoup de stabilité pour les employés. La solution précédente amenait souvent des imprévus, de sorte que les employés pouvaient rester jusqu’à tard le soir pour effectuer les opérations de la paie. Même parfois, il arrivait que des employés aient à se lever durant la nuit pour revenir en lieu de travail afin de relancer un programme ayant généré une erreur.

De telles situations survenaient dans le passé, mais elles n’arrivent plus avec la solution en place aujourd’hui.

La solution nous a d’autant plus permis de nous concentrer sur notre mission, celle de produire la paie. On dépense beaucoup plus d’efforts à essayer d’améliorer nos processus plutôt que d’essayer de garder une infrastructure vivante.

Benoit Forest, Directeur Exécutif chez Maritime Data Center

Bénéfices

• Plus de flexibilité et de possibilités
   
• Plus de stabilité
  
  
• Plus d’efforts à valeur ajoutée
  
  
• Diminution du stress pour les employés